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TOTALES

Microsoft Office Access 2007 proporciona una nueva herramienta, la fila Totales, que simplifica el proceso de sumar una columna de datos. La fila Totales también se puede usar para otros cálculos, como promedios, recuentos del número de elementos de una columna y búsquedas del valor mínimo o máximo en una columna de datos.

 

Con la fila Totales, es más rápido y sencillo usar un conjunto de funciones de agregado, es decir, funciones que calculan valores en un rango de datos. En versiones anteriores de Access, dichas funciones se tenían que usar en consultas o en código de Visual Basic para Aplicaciones (VBA). Estos métodos todavía se pueden usar, pero la fila Totales proporciona un método rápido para usar funciones de agregado. En este artículo, se presentan las funciones de agregado y se explica cómo usarlas en una fila Totales.

 

Comprender la función Suma y las otras funciones de agregado

Las funciones de agregado realizan cálculos en columnas de datos y devuelven un resultado único. Las funciones de agregado se usan cuando se necesita calcular un valor único, como una suma o un promedio. Cuando proceda, recuerde que las funciones de agregado se usan con columnas de datos. Puede parecer una frase obvia, pero cuando se diseña y usa una base de datos, el usuario tiende a centrarse en filas de datos y en registros individuales; es decir, el usuario suele preocuparse de que otros usuarios puedan incluir datos en un campo, mover el cursor a la derecha o a la izquierda para rellenar el siguiente campo, etc. En cambio, las funciones de agregado se usan para centrarse en grupos de registros en columnas.

 

Por ejemplo, suponga que usa Access para almacenar y controlar datos de ventas. Puede usar funciones de agregado para contar el número de productos vendidos en una columna, calcular importes de ventas totales en una segunda columna y calcular el promedio de ventas para cada producto en una tercera columna.

 

En esta tabla, se enumeran y se describen las funciones de agregado disponibles en Access para la fila Totales. Recuerde que Access proporciona otras funciones de agregado, pero se deben usar en consultas. Además, si trabaja con un proyecto de Access (un cliente de Access conectado a una base de datos de Microsoft SQL Server), puede usar un conjunto mayor de funciones de agregado. Para obtener más información sobre estas funciones adicionales, vea la Ayuda en línea para SQL Server.

 

Observa la tabla, aquí --->