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Una Regla de Validación restringe los valores que un usuario puede agregar dentro de un campo en una tabla, consulta o formulario. De esta forma se garantiza el cumplimiento de ciertos requisitos deseados.

Cuando este requisito no es satisfecho, el Texto de Validación es el mensaje de error que aparece al tratar de introducir un valor que no cumple con la regla. De esta manera, el usuario puede exigir que un campo de fecha por ejemplo, solo almacene registros posteriores a una determinada fecha; o en un campo de edad se puede restringir la entrada de datos a un rango etario en particular; o en un campo de genero se puede limitar a ingresar "Hombre" o "Mujer".

 

Existen en general diversas formas de validación en Access. La primera hace referencia al Tipo de Datos,  que establece la clase de valores que se pueden ingresar en un campo de una tabla (como texto, fecha, numero, etc). Adicionalmente, puede restringirse el Tamaño de Campo y establecer obligatoriedad en la entrada de datos mediante Requerido. 

Luego viene la Regla de validación, de la cual existen dos tipos: Validación de campo y de registro. En la primera se comprueba el valor del campo al salir de este, y esta validación sólo hace referencia al campo mismo. En cambio en la validación de registro, la referencia es a otros campos de la misma tabla y se controla cuando se guarda el registro (fila de una tabla). Asi por ejemplo, esta última forma permite comprobar valores de un campo respecto a valores de otros campos. 

 

Para construir las Reglas de Validación se usan las expresiones de Access. El paso a paso para crear una Regla de Validación en una tabla es el siguiente:

 

1. En la vista Diseño de una tabla, seleccione el campo al que desea agregar una Regla de Validación, en la columna Nombre del Campo.

2. En el cuadro Propiedades del Campo en la sección inferior de la vista, seleccione la pestaña General y luego el campo Regla de Validación (si se pretende crear una regla de validacion de registro entonces nos dirigimos al cuadro Hoja de Propiedades).

3. Luego, agregue la regla de validación directamente o mediante el Generador de Expresiones (pestaña con tres puntos al borde derecho del cuadro).

4. Finalmente, en el cuadro siguiente, Texto de Validación, agregue el mensaje que desea que aparezca en el cuadro de dialogo de error cuando la regla no es satisfecha.

 

En la imagen se destaca en azul los campos relevantes