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¿Que es una base de datos?
Una base de datos es una colección de información organizada de forma que un programa de ordenador pueda seleccionar rápidamente los fragmentos de datos que necesite. Una base de datos es un sistema de archivos electrónico.
Las bases de datos tradicionales se organizan por campos, registros y archivos. Un campo es una pieza única de información; un registro es un sistema completo de campos; y un archivo es una colección de registros. Por ejemplo, una guÃa de teléfono es análoga a un archivo. Contiene una lista de registros, cada uno de los cuales consiste en tres campos: nombre, dirección, y número de teléfono.
A veces se utiliza DB, de database en inglés, para referirse a las bases de datos.
Diseño de una Base de datos
¿Qué es un buen diseño de base de datos?
El proceso de diseño de una base de datos se guÃa por algunos principios. El primero de ellos es que se debe evitar la información duplicada o, lo que es lo mismo, los datos redundantes, porque malgastan el espacio y aumentan la probabilidad de que se produzcan errores e incoherencias. El segundo principio es que es importante que la información sea correcta y completa. Si la base de datos contiene información incorrecta, los informes que recogen información de la base de datos contendrán también información incorrecta y, por tanto, las decisiones que tome a partir de esos informes estarán mal fundamentadas.
Un buen diseño de base de datos es, por tanto, aquél que:
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Divide la información en tablas basadas en temas para reducir los datos redundantes.
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Proporciona a Access la información necesaria para reunir la información de las tablas cuando asà se precise.
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Ayuda a garantizar la exactitud e integridad de la información.
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Satisface las necesidades de procesamiento de los datos y de generación de informes.
El proceso de diseño
El proceso de diseño consta de los pasos siguientes:
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Determinar la finalidad de la base de datos
Esto le ayudará a estar preparado para los demás pasos.
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Buscar y organizar la información necesaria
Reúna todos los tipos de información que desee registrar en la base de datos, como los nombres de productos o los números de pedidos.
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Dividir la información en tablas
Divida los elementos de información en entidades o temas principales, como Productos o Pedidos. Cada tema pasará a ser una tabla.
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Convertir los elementos de información en columnas
Decida qué información desea almacenar en cada tabla. Cada elemento se convertirá en un campo y se mostrará como una columna en la tabla. Por ejemplo, una tabla Empleados podrÃa incluir campos como Apellido y Fecha de contratación.
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Especificar claves principales
Elija la clave principal de cada tabla. La clave principal es una columna que se utiliza para identificar inequÃvocamente cada fila, como Id. de producto o Id. de pedido.
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Definir relaciones entre las tablas
Examine cada tabla y decida cómo se relacionan los datos de una tabla con las demás tablas. Agregue campos a las tablas o cree nuevas tablas para clarificar las relaciones según sea necesario.
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Ajustar el diseño
Analice el diseño para detectar errores. Cree las tablas y agregue algunos registros con datos de ejemplo. Compruebe si puede obtener los resultados previstos de las tablas. Realice los ajustes necesarios en el diseño.
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Aplicar las reglas de normalización
Aplique reglas de normalización de los datos para comprobar si las tablas están estructuradas correctamente. Realice los ajustes necesarios en las tablas.
Determinar la finalidad de la base de datos
Es conveniente plasmar en papel el propósito de la base de datos: cómo piensa utilizarla y quién va a utilizarla. Para una pequeña base de datos de un negocio particular, por ejemplo, podrÃa escribir algo tan simple como "La base de datos de clientes contiene una lista de información de los clientes para el envÃo masivo de correo y la generación de informes". Si la base de datos es más compleja o la utilizan muchas personas, como ocurre normalmente en un entorno corporativo, la finalidad podrÃa definirse fácilmente en uno o varios párrafos y deberÃa incluir cuándo y cómo va a utilizar cada persona la base de datos. La idea es desarrollar una declaración de intenciones bien definida que sirva de referencia durante todo el proceso de diseño. Esta declaración de intenciones le permitirá centrarse en los objetivos a la hora de tomar decisiones.