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CREACIÓN DE INFORMES

 

Puede crear una amplia variedad de informes en Microsoft Office Access, desde los más sencillos a los más complejos. Por ejemplo, debe comenzar por pensar en el origen de los registros del informe. Aunque el informe sea un listado sencillo de registros o un resumen agrupado de las ventas realizadas por zona comercial, primero debe determinar qué campos contienen los datos que desea ver en el registro y en qué tablas o consultas residen.

Después de elegir el origen de los registros, normalmente le parecerá más sencillo crear el informe utilizando un asistente para informes. El Asistente para informes es una característica de Access que le guía por una serie de preguntas y, a continuación, genera un informe tomando como base las respuestas proporcionadas.

 

Crear un informe mediante el Asistente para informes

Puede utilizar el Asistente para informes para ser más selectivo acerca de los campos que van a aparecer en el informe. También puede especificar cómo se agrupan y se ordenan los datos, y puede utilizar los campos de más de una tabla o consulta, siempre que haya especificado de antemano las relaciones entre las tablas y consultas. En la sección Vea también encontrará vínculos que le permitirán tener acceso a más información sobre la creación de relaciones.

• En el grupo Informes de la ficha Crear, haga clic en Asistente para informes.

• Siga las instrucciones de las páginas del Asistente para informes. En la última, haga clic en Finalizar.

  En la Vista preliminar del informe, éste aparece tal y como se imprimirá. También puede ampliarlo para ver mejor determinados detalles. Para obtener más información acerca de cómo ver e imprimir el informe, vea la sección Ver, imprimir o enviar el informe como mensaje de correo electrónico.

NOTA   Si desea incluir en el informe campos de varias tablas y consultas, no haga clic en Siguiente ni en Finalizardespués de seleccionar los campos de la primera tabla o consulta en la primera página del Asistente para informes. Al contrario, repita los pasos para seleccionar una tabla o consulta y haga clic en los campos que desee incluir en el informe hasta haber seleccionado todos los campos necesarios. A continuación, haga clic en Siguiente o enFinalizar para continuar.

Crear etiquetas utilizando el Asistente para etiquetas

Utilice el Asistente para etiquetas para crear fácilmente etiquetas de una amplia variedad de tamaños.

• En el panel de exploración, abra la tabla o consulta que pasará a ser el origen de registros para las etiquetas haciendo doble clic en ella.

• En la ficha Crear, en el grupo Informes, haga clic en Etiquetas.

• Siga las instrucciones de las páginas del Asistente para etiquetas. En la última, haga clic en Finalizar.

Access muestra las etiquetas en la Vista preliminar para que pueda verlas tal como aparecerán cuando se imprima. Puede utilizar el control deslizante en la barra de estado de Access para ampliar sus detalles. Para ver más información sobre cómo ver e imprimir el informe, vea la sección Ver, imprimir o enviar el informe como mensaje de correo electrónico.

NOTA   Vista preliminar es la única vista que se puede usar para ver varias columnas; las demás vistas muestran los datos en una sola columna.

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Crear un informe 

 

Obtener información sobre las secciones del informe

En Access, el diseño de los informes se divide en secciones. Puede ver las secciones del informe en la vista Diseño. Para crear informes útiles, debe comprender cómo funciona cada sección. Por ejemplo, la sección en la que eligió colocar un control calculado determina cómo calcula Access los resultados. En la lista siguiente se muestra un resumen de los tipos de sección y sus usos:

• Encabezado del informe    Esta sección se imprime una vez al principio del informe. El encabezado del informe se utiliza para ofrecer información que normalmente aparecería en una página de portada, como un logotipo o un título y una fecha. Cuando se coloca un control calculado que utiliza la función de agregado Sum (Suma) en el encabezado del informe, el resultado de la suma se calcula para todo el informe. El encabezado del informe se imprime antes del encabezado de página.

• Encabezado de página    Esta sección se imprime al principio de cada página. Por ejemplo, para repetir el título del informe en todas las páginas se utiliza el encabezado de página.

• Encabezado de grupo    Esta sección se imprime al principio de cada grupo de registros y se utiliza para imprimir el nombre del grupo. Por ejemplo, en un informe cuyos datos estén agrupados por productos, el encabezado de grupo se utiliza para imprimir el nombre de los productos. Cuando se coloca un control calculado que utiliza la función Suma en el encabezado de grupo, la cantidad resultante de la suma corresponde al grupo actual.

• Detalle    Esta sección se imprime una vez por cada fila del origen de registros. En ella se colocan los controles que constituyen el cuerpo principal del informe.

• Pie del grupo    Esta sección se imprime al final de cada grupo de registros. Los pies de grupo se utilizan para imprimir información de resumen para un grupo.

• Pie de página    Esta sección se imprime al final de cada página. Los pies de página se utilizan para imprimir números de página o información sobre cada página.

• Pie del informe    Esta sección se imprime una vez al final del informe. Los pies del informe se utilizan para imprimir totales de los informes u otra información de resumen de todo el informe.

  NOTA   En la vista Diseño, el pie del informe aparece debajo del pie de página. Sin embargo, cuando se imprime el informe o se obtiene la vista previa, el pie del informe aparece encima del pie de página, justo después del último pie de grupo o la última línea de detalle en la última página.

 

Ajustar el informe en la vista Presentación

Después de crear un informe, puede ajustar su diseño con precisión trabajando en la vista Presentación. Con los datos del informe como guía, puede ajustar el ancho de las columnas, reorganizar las columnas y agregar niveles de grupo y totales. Puede colocar nuevos campos en el diseño del informe y establecer las propiedades para el informe y sus controles.

Para cambiar a la vista Presentación, haga clic con el botón secundario en el nombre del informe en el panel de exploración y, a continuación, haga clic en Vista Presentación .

Access muestra el informe en la vista Presentación.

Puede utilizar la hoja de propiedades para modificar las propiedades del informe así como de sus controles y secciones. Para mostrar la hoja de propiedades, presione F4.

Puede usar el panel Lista de campos para agregar campos de la tabla o consulta subyacente al informe. Para mostrar el panel Lista de campos, realice una de las acciones siguientes:

• En el grupo Controles de la ficha Formato, haga clic en Agregar campos existentes.

• Presione ALT+F8.

Se pueden agregar campos arrastrándolos desde el panel Lista de campos hasta el informe.

 

Ajustar el informe en la vista Diseño

Puede ajustar el diseño del informe con precisión trabajando en la vista Diseño. Puede agregar nuevos controles y campos al informe agregándolos a la cuadrícula de diseño. La hoja de propiedades le permite tener acceso a un mayor número de propiedades que puede establecer para personalizar el informe.

Para cambiar a la vista Diseño, haga clic con el botón secundario en el nombre del informe en el panel de exploración y, a continuación, haga clic en Vista Diseño .

Access muestra el informe en la vista Diseño.

La hoja Propiedades se utiliza para modificar las propiedades del informe en sí y los controles y secciones que contiene. Para mostrar la hoja de propiedades, presione F4.

El panel Lista de campos se emplea para agregar al diseño del informe campos de la tabla o la consulta subyacentes. Para mostrar el panel Lista de campos, lleve a cabo una de las siguientes acciones:

• En el grupo Controles de la ficha Formato, haga clic en Agregar campos existentes.

• Presione ALT+F8.

Se pueden agregar campos arrastrándolos desde el panel Lista de campos hasta el informe.

 

Agregar campos del panel Lista de campos

• Para agregar un solo campo, arrástrelo desde el panel Lista de campos a la sección del informe donde desee mostrarlo.

• Para agregar varios campos al mismo tiempo, mantenga presionada la tecla CTRL y haga clic en los campos que desea. A continuación, arrastre los campos seleccionados hasta el informe.

Al colocar los campos en una sección del informe, Access crea un cuadro de texto dependiente para cada uno de esos campos e incluye automáticamente un control de etiqueta junto a cada uno de ellos.

 

Agregar controles al informe

Algunos controles se crean automáticamente, como el control de cuadro de texto dependiente que se crea al agregar al informe un campo desde el panel Lista de campos. Se pueden crear otros controles en la vista Diseño mediante las herramientas del grupo Controles en la ficha Diseño tab.

 

Averiguar el nombre de una herramienta

• Coloque el puntero del mouse sobre la herramienta.

  Access muestra el nombre de la herramienta.

 

Crear un control utilizando las herramientas del grupo Controles

• Haga clic en la herramienta correspondiente al tipo de control que desee agregar. Por ejemplo, para crear una casilla de verificación, haga clic en la herramienta Casilla de verificación .

• Haga clic en la cuadrícula del informe donde desea colocar la esquina superior izquierda del control. Haga clic una vez para crear un control de tamaño predeterminado, o bien, haga clic en la herramienta y arrástrela en la cuadrícula de diseño para crear un control que tenga el tamaño deseado.

• Si no coloca correctamente el control al primer intento, muévalo con la ayuda del procedimiento siguiente:

  Haga clic en el control para seleccionarlo.

  Sitúe el puntero sobre el control hasta que se convierta en una flecha de cuatro puntas .

  Arrastre el control a la ubicación deseada.

Este procedimiento crea un control "independiente". Si el tipo de control puede mostrar datos (un cuadro de texto o casilla de verificación, por ejemplo), es necesario especificar un nombre de campo o una expresión en la propiedadOrigenDelControl para el control antes de mostrar ningún dato.

 

Muestre la hoja de propiedades.

Para mostrar la hoja de propiedades en la Vista Diseño, realice una de las siguientes acciones:

• En la ficha Diseño, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en Hoja de propiedades.

• Presione F4.

 

Guarde el trabajo

Una vez guardado el diseño del informe, puede usarlo siempre que lo necesite. El diseño del informe sigue igual, pero los datos se actualizan cada vez que imprime el informe. Si cambian las necesidades del informe, puede modificar el diseño del mismo o crear un nuevo y similar basado en el original.

 

Guarde el diseño del informe

• Haga clic en el botón de Microsoft Office  y, a continuación, haga clic en Guardar o presione CTRL+G.

  También puede hacer clic en Guardar  en la Barra de herramientas de acceso rápido.

• Si el informe no tiene título, escriba un nombre en el cuadro Nombre del informe y haga clic en Aceptar.

 

Guarde el diseño del informe con un nombre distinto

• Haga clic en el botón de Microsoft Office  y, a continuación, haga clic en Guardar como.

• En el cuadro de diálogo Guardar como, escriba un nombre en el cuadro Guardar informe en, seleccioneInforme en el cuadro Como y haga clic en Aceptar.

 

Ver, imprimir o enviar el informe como mensaje de correo electrónico

Una vez guardado el diseño del informe, puede usarlo una y otra vez. El diseño del informe sigue igual, pero los datos se actualizan cada vez que imprime el informe. Si cambian las necesidades del informe, puede modificar el diseño del mismo o crear un nuevo y similar basado en el original.

 

Ver el informe

Existen varias formas para ver el informe. El método que elija dependerá de lo que desea hacer con el informe y de los datos:

• Si desea realizar cambios provisionales en los datos que aparezcan en el informe antes de imprimirlo, o si desea copiar los datos del informe al Portapapeles, utilice la vista Informe.

• Si desea poder cambiar el diseño del informe mientras ve los datos, utilice la vista Presentación.

• Si simplemente desea ver el aspecto del informe cuando se vaya a imprimir, utilice la Vista preliminar.

NOTA   Si el formato del informe cuenta con varias columnas, podrá ver sólo el diseño de columna en la Vista preliminar. La Vista Presentación y la de informe muestran el informe como una única columna.

 

Ver el informe en la vista Informe

La vista Informe es la vista predetermina que se utiliza cuando se hace doble clic en un informe en el panel de exploración. Si el informe no está abierto, haga doble clic sobre él en el panel de exploración para verlo en la vista Informe.

Si el informe ya está abierto, haga clic con el botón secundario en el nombre del informe en el panel de exploración y, a continuación, haga clic en Vista Informes

 

 

 

fuente:

 

https://support.office.com/es-es/article/Crear-informes-sencillos-408e92a8-11a4-418d-a378-7f1d99c25304

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